El ecosistema electrónico nace con el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario: “El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones (…) como los pagos de nómina”;con el anterior artículo y posteriormente con la resolución 13 de 2021 este sistema se extiende para la liquidación y transmisión de la nómina como requisito legal de todas las empresas que soportan al menos una vinculación laboral.
El objetivo del gobierno es analizar toda la información para fines estadísticos y darse cuenta de los beneficiarios de pago de nómina (electrónica) junto con los conceptos que acompañan este documento soporte. Las mipymes enfrentan una serie de retos a la hora de implementar la nómina debido a que el sistema de liquidación se encuentra expresado en un lenguaje técnico que hace difícil la comprensión de dichas disposiciones y el sistema requiere mayores esfuerzos teniendo en cuenta que las mipymes tienen dificultades de acceso a tecnología, sus recursos poco conocimiento tienen de estas y limitan sus formas de operación.
Los procesos contables son una de las tareas más extensas de realizar debido a la cantidad de variables que se deben que tener en cuenta, el proceso de liquidación de nómina es una parte fundamental para la contabilidad de la empresa, considerando que suele ser entre el 30% y el 55% de los costos, además un simple error puede ocasionar serios problemas para la organización. El proyecto significa abordar esta problemática planteando la oportunidad de entregar una solución para la liquidación de nómina, la vinculación y pago de seguridad social de los empleados, reduciendo costos por el ahorro de tiempo, accediendo a soluciones especializadas que eliminan el riesgo, y sin grandes inversiones que le hacen viable para el segmento de mipymes. Los beneficios no son solo para las empresas, sino que también implica un avance en la formalización laboral de los empleados de estas empresas y la generación de estadísticas más precisas en este segmento.
La nueva normatividad en materia laboral comprende objetivos y finalidades que buscan impactar positivamente a las empresas mipymes en Colombia, sin embargo, dada la informalidad de este segmento empresarial, pocas tienen la posibilidad de acceder a estos beneficios, y dado que estas son un componente fundamental en el desarrollo y crecimiento del aparato productivo del país, Wikan BPO considera seriamente la adopción de estrategias innovadoras que aprovechen sus capacidades tecnológicas y las potencialice en el entorno de las mipymes, para generar ventajas competitivas en el mercado, dicho así, la solución especializada de liquidación de nómina no solo cumple con una exigencia de ley, sino que genera beneficios adicionales como: sistematización del proceso, almacenamiento en la nube (ahorrando costos de infraestructura) actualizaciones de ley, seguridad y la inmediatez en la liquidación con un solo click., En el país el 90% de las empresas son mipymes, estas emplean a más del 65% de la fuerza laboral nacional y la nómina representa entre un 30% a un 50% de sus costos (Colombia Fintech, Portafolio 2021). En la actualidad el proceso de liquidación de nómina de estas empresas es realizado por personal con poco conocimiento en el tema lo que conlleva a errores dada la cantidad de parámetros que plantea en el régimen laboral, las continuas reformas, y la consecuente exposición a incumplimientos de esta normatividad y a multas en estas empresas. El desconocimiento de herramientas digitales y los altos costos de las más conocidas y robustas, se convierte en una limitante para acceder a ellas en el segmento mipyme que prioriza la eficiencia en costos y su flujo de caja. En este contexto, Wikan decide desarrollar un sistema de información enfocado en empresas mipymes del país, especializado en liquidación de nómina, seguridad social y prestaciones sociales, que permita la transmisión electrónica fácil y rápida, y estimule la formalidad del empleo.
Este proyecto en el área de industrias creativas, en el sector de medios digitales y software, busca habilitar una solución digital de liquidación y presentación de nómina así como desarrollar una interfaz en el sistema para realizar afiliaciones y pagos de seguridad social de los trabajadores, con los cuales le apuesta a dar soluciones más eficientes para un segmento empresarial que tiene altas dificultades de acceder a estas., Los Objetivos son medibles y alcanzables, define y aborda el problema congruentemente y las acciones puntuales para darle solución a las actividades planteadas, con un nivel de detalle que permite planearlo y ejecutarlo en el tiempo presupuestado.
Los entregables de las actividades tanto operativas como transversales, están expresados con precisión y detalle. Se recomienda establecer un capitulo de seguridad que no especifica en las actividades,