La Corporación Colombia Crea Talento («COCREA»), una entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Bogotá, Colombia, y correo electrónico info@colombiacrea.org (en adelante, «COCREA»), en cumplimiento pleno de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, pone en conocimiento de todas las personas cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento por parte de COCREA (en adelante, los «Titulares») la presente política de tratamiento de la información (en adelante, la «Política»).
El objetivo de esta Política es informar a los Titulares sobre los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por COCREA para hacer efectivos dichos derechos, así como el alcance y la finalidad del tratamiento al que serán sometidos sus Datos Personales, siempre que otorguen su autorización expresa, previa e informada. Los Datos Personales proporcionados por los Titulares serán conservados mientras no se solicite su supresión por parte del interesado y siempre que no exista un deber legal que determine su eliminación.
1. Objeto
Las expresiones utilizadas en esta Política, en mayúscula inicial – ya sea en singular o plural–, tendrán el significado que aquí se les otorga o, en su defecto, el que la ley o la jurisprudencia aplicable dispongan. Para mayor claridad del lector, en el glosario incluido en el último capítulo de esta Política se encuentran las principales definiciones de los conceptos legales aplicables.
2. Definiciones:
COCREA, en el desarrollo de sus actividades, realizará diversas operaciones sobre los Datos Personales de los Titulares, ya sea de manera directa o a través de los Encargados del Tratamiento. Esto se llevará a cabo siempre con el objetivo de cumplir los principios establecidos en la normativa vigente, incluyendo los principios de legalidad en el Tratamiento, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
3. Principios:
Los Datos Personales tratados por COCREA (o por el Encargado del Tratamiento) son aquellos correspondientes a sus empleados y a las personas que tienen relación con las actividades que
COCREA lleva a cabo en desarrollo de su objeto, ya sea a través de medios convencionales o mediante la página web de COCREA. COCREA no utilizará esta información para identificar al Titular de los Datos Personales; estos datos solo serán usados para gestionar los procesos internos y externos de COCREA, así como para llevar a cabo gestiones con entidades aliadas y con entidades públicas y privadas con las que COCREA tenga contratos, alianzas y convenios. En todo caso, los datos proporcionados por el Titular deben ser correctos, verídicos y completos. El Titular asumirá toda la responsabilidad por cualquier falta de veracidad o exactitud en el suministro de los mismos.
El Tratamiento de Datos Personales por parte de COCREA tendrá las siguientes finalidades:
3.1. Cumplir con los procesos internos de COCREA en materia de gestión de calidad, administración de proveedores y contratistas.
3.2. Dar cumplimiento a los contratos suscritos por COCREA.
3.3. Desarrollar todas las actividades que COCREA realice en relación con la administración y manejo de los datos, especialmente aquellos relacionados con convocatorias, invitaciones, eventos y demás actividades propias de su objeto y naturaleza jurídica. Esto incluye la postulación y/o relación contractual del interesado, beneficiario y/o contratista que haya participado o mostrado interés en participar en cualquiera de las actividades propias de COCREA y de sus aliados.
3.4. En relación con sus empleados, realizar pagos laborales, de seguridad social, de aportes parafiscales y todos los derivados de la relación laboral, así como reportar información tributaria y mantener en sus bases de datos la información necesaria para ello.
4. Tratamiento y Finalidad de los Datos Personales
¿Qué Datos Personales son tratados por COCREA? COCREA recopila y trata los Datos Personales de los Titulares con fines específicos relacionados con sus actividades institucionales y de gestión. Estos datos pueden incluir información de contacto, datos laborales, administrativos o profesionales de los Titulares.
¿Con qué finalidad trata COCREA los Datos Personales?
- Contacto para casos de emergencia y para enviar comunicados de índole laboral, administrativa o profesional.
- Realizar convocatorias laborales y adelantar procesos de selección.
- Enviar información sobre muestras, talleres, festivales, mercados nacionales o internacionales, aliados, miembros, y agentes del sector de la economía naranja.
- Envío de información para investigaciones con fines académicos o institucionales.
- Invitar a eventos organizados por COCREA o sus aliados.
- Responder peticiones, quejas o reclamos realizados por los Titulares.
- Gestionar procesos de archivo y mantener actualizados los sistemas de protección y custodia de la información en las bases de datos de COCREA.
- Cumplir con las obligaciones tributarias y mantener registros comerciales, corporativos y contables de COCREA.
- Incluir información en catálogos, guías o directorios de servicios relacionados con el sector.
- Enviar información sobre programas, actividades, noticias, productos, y servicios ofrecidos por COCREA, incluyendo información sobre ferias, seminarios y otros eventos locales o internacionales.
- Promover la actualización, inclusión o supresión de la información registrada en las bases de datos de COCREA.
- Realizar pedidos y pagos a proveedores y reportar información tributaria relacionada con las compras realizadas.
Consideraciones Importantes: Conforme a la naturaleza jurídica de COCREA, la entidad no asume responsabilidad por el uso, aplicación y/o procesamiento que los diferentes actores, Titulares de los Datos Personales, puedan darle a la información, ni ofrece garantía sobre la exactitud de los contenidos proporcionados.
¿Cómo trata COCREA los Datos Personales? COCREA trata los Datos Personales, ya sea directamente o a través de un Encargado del Tratamiento, bajo estrictos estándares para garantizar el cumplimiento de esta Política y de la normativa vigente. Los Datos Personales pueden ser recolectados mediante formatos específicos entregados al Titular, a través del sitio web de COCREA o de sus plataformas tecnológicas, utilizando el formato o sistema diseñado para este fin, junto con la solicitud de Autorización. La aceptación de las condiciones de esta Política se entiende a través del uso de los servicios prestados por COCREA.
5. Deberes de COCREA en el Tratamiento y Protección de Datos Personales
En el tratamiento y protección de los Datos Personales, COCREA cumplirá con los siguientes deberes, sin perjuicio de otros establecidos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
5.1. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. COCREA asegurará que los Titulares puedan ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales conforme a la ley.
5.2. Solicitar y conservar una copia de la autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus Datos Personales. COCREA se compromete a obtener la autorización expresa, previa e informada del Titular antes de proceder con el tratamiento de sus Datos Personales y a mantener un registro de dicha autorización.
5.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
COCREA proporcionará al Titular la información clara y comprensible sobre el propósito de la recolección de sus Datos Personales y los derechos que le asisten, de acuerdo con la ley.
5.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. COCREA tomará las medidas técnicas, organizativas y físicas
necesarias para proteger los Datos Personales de accesos no autorizados, alteraciones, pérdida o usos indebidos.
6. Deberes de COCREA
6.1. Insertar en la base de datos la leyenda «informaciónendiscusión judicial» cuando sea notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de los Datos Personales.
6.2. Abstenerse de divulgar información que esté siendo objeto de controversia por parte del Titular, y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
6.3. Limitar el acceso a la información únicamente a las personas que estén debidamente autorizadas para consultarla.
6.4. Utilizar los Datos Personales del Titular exclusivamente para las finalidades autorizadas, conforme a la presente Política, el contexto en el que fueron entregados, y la normativa vigente sobre protección de Datos Personales.
6.5. Inscribir las bases de datos que COCREA tenga a su cargo en el registro nacional de bases de datos gestionado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme a la normativa vigente. Excepto en lo expresamente indicado en estas condiciones o en condiciones adicionales, COCREA no asume ninguna promesa específica sobre los servicios. En consecuencia, los servicios se proporcionan «tal como están», sin garantías sobre su confiabilidad, disponibilidad o capacidad para satisfacer necesidades específicas.
7. Responsabilidad de COCREA
De acuerdo con la presente Política y la normatividad vigente para la protección de Datos Personales, además de los derechos establecidos por la ley o jurisprudencia, los Titulares tendrán los siguientes derechos:
7.1. Abstenerse de responder preguntas relacionadas con Datos Sensibles. Las respuestas a preguntas sobre Datos Sensibles o sobre información de niñas, niños y adolescentes son facultativas.
7.2 Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que COCREA esté tratando, con el fin de ejercer los derechos que la Ley les otorga.
7.3. Acceder de forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de COCREA.
7.4. Conocer quién es la dependencia o la persona facultada por COCREA para atender quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud relacionada con sus Datos Personales.
7.5. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a COCREA (o frente a los Encargados del Tratamiento), incluyendo la corrección de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
7.6. Ser informado de manera previa y clara sobre cualquier modificación en los términos de esta Política y/o en la nueva política de Tratamiento de la información.
7.7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en caso de que COCREA infrinja la normatividad vigente para la Protección de Datos Personales.
8. Uso de la plataforma y página web de COCREA
8.1. Proporcionar datos verídicos, exactos y no engañosos.
8.2. Respetar la presente Política en todo momento.
8.3. Utilizar la plataforma y página web de COCREA conforme a la presente Política, y con respecto a los demás usuarios que interactúan en el sitio. El Titular no podrá utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar ni eludir las limitaciones técnicas del producto, salvo que la legislación aplicable lo permita. El Titular no podrá desactivar, alterar ni intentar burlar cualquier mecanismo de seguridad con la intención de conocer, modificar o atentar contra la seguridad de la información y los servicios que provee COCREA.
8.4. No usar la plataforma o página web de COCREA para subir, enviar o transmitir contenido que pueda ser contrario a la ley, al orden público, o que sea dañino, abusivo, despectivo, difamatorio, vulgar, obsceno, invasivo, racista, xenófobo, o cualquier otro contenido objetable. Además, el Titular no podrá subir, enviar o transmitir contenido sin acreditar los derechos necesarios para hacerlo (como información confidencial de una empresa o en el marco de acuerdos contractuales). Queda igualmente prohibido enviar contenido comercial o publicitario, o cargar material que contenga virus o códigos informáticos que interrumpan, destruyan o limiten la funcionalidad de software, hardware o equipos de telecomunicaciones.
8.5. Cuidar su usuario, clave o información de acceso a la plataforma de COCREA. El Titular será el único responsable de mantener segura esta información.
9. Procedimientos para consultas y reclamos
COCREA ha establecido procedimientos para que los Titulares, sus causahabientes, representantes, apoderados o los representantes de menores de edad (en adelante, el “Solicitante” o los “Solicitantes”), puedan ejercer sus derechos relacionados con el tratamiento de sus Datos Personales. Los Solicitantes, debidamente acreditados, podrán presentar consultas sobre su información personal que repose en las Bases de Datos de COCREA. Las consultas se podrán realizar por escrito o a través de correo electrónico dirigido al área correspondiente de COCREA, siguiendo el procedimiento descrito a continuación:
9.1. La consulta será atendida dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la misma.
9.2. Si no es posible atender la consulta dentro de este plazo, COCREA informará al Solicitante, explicando los motivos del retraso y señalando la nueva fecha de atención, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
9.3. COCREA prestará el servicio de soporte y/o asesoría dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción de la petición o solicitud, dependiendo de la gravedad del caso, según lo estipulado por la Ley 1755 de 2015, Ley Estatutaria del Derecho Fundamental de Petición.
9.3.1. En caso de solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de los datos.
9.3.2. En caso de solicitud de supresión de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido por la Ley y/o cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio.